當今時(shí)代，企業(yè)的商業(yè)機密早已換化成了具體的數字載體，例如，人事相關(guān)文件和財務(wù)的文件，營(yíng)業(yè)的客戶(hù)信息還有設計?開(kāi)發(fā)資料等等。據日本網(wǎng)絡(luò )安全協(xié)會(huì )披露的安全事故調查報告書(shū)中顯示，55.5％的信息安全是由紙張引起的信息泄露。在清醒認識到商業(yè)泄密給企業(yè)帶來(lái)的嚴重危害之后，如何確保信息的安全，是眾多企業(yè)不得不面對的課題。與此同時(shí)，隨著(zhù)彩色打印日漸普及，企業(yè)的打印成本也逐日增加，如何在全球經(jīng)濟低迷的情況下，控制運營(yíng)成本也是擺在眾多企業(yè)面前的一大難題。作為全球知名辦公設備制造商，日本的IC卡文檔管理解決方案，將IC卡應用到企業(yè)文檔管理中，通過(guò)權限設置，改善文檔管理模式，不僅提高了企業(yè)文檔管理的安全性，同時(shí)幫助企業(yè)大幅削減辦公成本。 

    卡式管理，捍衛文檔安全

日本IC卡認證管理

     據日本調查顯示，機密外泄主要來(lái)自以下幾個(gè)途徑，外部人員的隨意進(jìn)出；文檔的隨意打印；機密文檔的隨意置放等。2010年5月29日，沸沸揚揚的力拓案終審定音。而實(shí)際上，此次力拓案暴露的商業(yè)機密問(wèn)題，只是冰山一角。此前“浙江凱恩紙業(yè)技術(shù)失竊案”“貴州某國企五名技術(shù)骨干攜機密技術(shù)轉投新東家案件”、“廣東某化工實(shí)業(yè)有限公司涉嫌納米技術(shù)外泄案”、“山東某機械制造集團圖紙失竊案”等等，都給當事企業(yè)造成難以估量的損失。

     日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠將辦公設備結合到企業(yè)的門(mén)禁系統方案，使用現有的門(mén)禁卡、考勤卡就可以實(shí)現對數碼復合機的管理，不需要額外的投資。借助日本的IC卡文檔管理解決方案，企業(yè)可以有效控制訪(fǎng)問(wèn)權限，在使用復合機前，使用者必須刷卡，借此可以有效防止外來(lái)人員的非法使用；而對于公司內部員工，也可以通過(guò)權限分級，進(jìn)行使用功能的限制，和打印張數的限制，防止企業(yè)機密信息的外泄。而在文檔輸出前，員工也必須刷卡，不刷卡文檔便不會(huì )輸出，有效防止因忘記，而任由打印物隨意放置造成的文檔遺失，機密文檔被偷窺引發(fā)的信息外泄。

    運行成本更多可減少30%！

    日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠對企業(yè)內部起到“控制不必要的打印使用”“抑制私用輸出”的作用，運行成本更多可減少30%。

    日本的IC卡文檔管理解決方案可以按照部門(mén)和個(gè)人設定“使用功能限制”和“上限設定”。對復印、打印、掃描、FAX、彩色、黑白等功能，按照機能別設定為「可使用」和「禁止使用」，對可以使用的張數設定「使用張數上限」。這樣的話(huà)，對于業(yè)務(wù)中無(wú)需彩色輸出的人，可以設定成[禁止使用]、或者「上限50張」、從而防止不必要的運行成本的增加。

    而對于很多企業(yè)面臨的發(fā)出錯誤打印指令，和員工不及時(shí)取走相關(guān)文檔，造成文檔丟失，需要“重復打印”造成的輸出浪費，日本的卡式文檔管理解決方案都能有效解決。使用日本的IC卡文檔管理解決方案，打印的作業(yè)會(huì )先被保存在MFP的中，直到刷卡后才會(huì )輸出。進(jìn)行刷卡認證的時(shí)候，選擇[屏幕操作]，作業(yè)會(huì )被顯示出來(lái)，然后選擇[打印]或者[刪除]選項，這樣就可以在需要的時(shí)候對文件進(jìn)行打印，有效減少了錯誤打印、重復打印造成的損失。

    對于很多已經(jīng)使用彩色打印管理的客戶(hù)，隨著(zhù)每個(gè)月使用量的增加，浪費的傾向也日益增大。導入日本的IC卡文檔管理解決方案，即便是彩色輸出，也可以做到低成本。

    快捷的文檔管理方案

日本IC卡認證管理，能有效解決隨意置放帶來(lái)的安全隱患和輸出浪費

      對于一直在使用部門(mén)編號和手動(dòng)輸入密碼來(lái)進(jìn)行部門(mén)管理的客戶(hù)來(lái)說(shuō)，使用IC卡認證速度只有約1秒以下，非常快捷，使用起來(lái)沒(méi)有任何壓力。而且改變了以往需要通過(guò)張貼紙張、發(fā)郵件督促、在公司公告板上提醒等方式想喚起員工在使用復合機時(shí)注意節約的文檔管理模式。

      日本的IC卡文檔管理解決方案，從企業(yè)的工作流程出發(fā)，革新了文檔管理模式，幫助企業(yè)走向節約安全高效的現代管理。